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DEFINITION DU METIER TYPE

fiche métier Assistant de direction
  
  Accueille et informe les usagers.
  Organise le calendrier des réunions et des rendezvous.
  Gère l’agenda du responsable du service.
  Reçoit et filtre les appels téléphoniques et établit les contacts avec les interlocuteurs internes et extérieurs.
  Organise et coordonne la transmission des informations dans le service.
  Gère l’organisation du courrier (envoi, réception, tri, frappe, ...).
  Tient à jour la documentation de la division (documents à usage interne et externe, notes de service, circulaires, fiches de procédure, calendriers, ...).
  Traite personnellement des informations ou des dossiers particuliers ou confidentiels.
  Peut encadrer et former une équipe de collaborateurs.
  Organiser et planifier ses activités, hiérarchiser les urgences.
  Organiser et planifier les activités du secrétariat et de division.
  Analyser une demande et renseigner de façon claire et précise.
  Apprécier l’intérêt ou l’importance d’une information (document, courrier, communication téléphonique) en fonction de certains critères afin d’en déterminer le traitement (ex. enregistrer ou non un courrier, filtrer les appels téléphoniques, conserver ou non des documents, mettre en forme des documents sur traitement de texte, élaborer un tableau).
  Utiliser les outils de communication disponibles
  Mettre en ligne des documents.
  Rédiger des notes internes, des comptes-rendus et des correspondances administratives à partir de consignes.

ACTIVITES ESSENTIELLES COMPETENCES TECHNIQUES (savoir-faire)

L’assistant(e) de direction organise les relations extérieures du responsable dune structure, prend en charge l’organisation des aspects Iogistiques du service et participe à la coordination des travaux.
  Maîtrise de l’expression écrite et orale, des techniques de communication, des règles de présentation et de transmission du courrier administratif.
  Connaissance de l’environnement institutionnel, du fonctionnement de l’administration et du système éducatif.

CONNAISSANCES ASSOCIEES

  Organisation, méthode
  Discrétion, diplomatie
  Initiative
  Goût pour la communication et le travail d’équipe

COMMUNICATION (savoir être)